Privacybeleid

Bij Healthy Mind & Body hechten we veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom we deze nodig hebben, hoe we ze beveiligen en welke rechten je hebt.

1. Wie verwerkt jouw gegevens?

Healthy Mind & Body bestaat uit twee juridische entiteiten die samen de website en de diensten aanbieden:

Barbara Van De Keer - eenmanszaak
(consultaties: intake en opvolggesprekken)
Ten Ede 114A, 9620 Zottegem, België
Ondernemingsnummer: 1016.192.784
barbara@healthymindbody.be

Visualized BV
(DNA-pakketten: testkit en rapport)
Ten Ede 114A, 9620 Zottegem, België
Ondernemingsnummer: BE 0689734435
barbara@healthymindbody.be

Voor vragen over dit privacybeleid kan je contact opnemen via barbara@healthymindbody.be.

2. Welke gegevens verzamelen we en waarom?

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

2.1 Boeken van een consultatie

Bij het boeken van een intake-, opvolg- of kennismakingsgesprek via onze website verzamelen we:

• Naam en contactgegevens (zoals e-mailadres en telefoonnummer om je afspraak te bevestigen)
• Facturatiegegevens (indien een betaling vereist is)
• Gegevens die je zelf deelt voorafgaand aan of tijdens de consultatie (gezondheidsklachten, voorgeschiedenis)

Doel: Deze gegevens worden gebruikt om jouw afspraak te plannen en uit te voeren, je dossier op te bouwen voor optimale begeleiding, en administratieve zaken af te handelen.

Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) GDPR). Voor gezondheidsgegevens: jouw uitdrukkelijke toestemming (Art. 9(2)(a) GDPR).

2.2 DNA-pakketten (Algemene DNA-analyse en DNA-analyse met persoonlijke verdieping)

Bij het bestellen van een DNA-pakket verzamelen en verwerken we:

• Naam, e-mailadres en verzendadres (voor het opsturen van de testkit en het bezorgen van het rapport)
• Genetische gegevens (DNA-analyse op basis van een wangslijmvlies-swab)
• Ruwe DNA-data (het volledige genotyperingsresultaat dat wij ontvangen van het labo)
• Bij het pakket met persoonlijke verdieping: de gerichte vraag of klacht die je doorgeeft, eventuele aanvullende gezondheidscontext die je vrijwillig deelt

Labo: De DNA-analyse wordt uitgevoerd door Genelink S.L. (handelsnaam: tellmeGen), Arquitecto Mora 5–4, 46010 Valencia, Spanje (gezondheidszorgvergunning nr. 11540). Jouw swab wordt per post naar dit labo verzonden. Het labo bewaart het biologisch staal gedurende 60–120 dagen na uitgifte van de resultaten (maximaal 6 maanden) en vernietigt het daarna. Alle verwerking vindt plaats binnen de EER.

Doel: De genetische gegevens worden uitsluitend gebruikt om een gepersonaliseerd DNA-rapport op te stellen en je inzicht te geven in genetische factoren rond systemen zoals methylatie, ontgifting, hormoonbalans, neurotransmitters, stress, slaap, ontsteking en voedingsverwerking. Bij het pakket met persoonlijke verdieping worden je varianten daarnaast gekoppeld aan jouw specifieke vraag. De gegevens worden niet gebruikt voor medische diagnoses, behandelingen of commerciële doeleinden.

Rechtsgrond: Jouw uitdrukkelijke toestemming (Art. 6(1)(a) en Art. 9(2)(a) GDPR). Genetische gegevens zijn een bijzondere categorie persoonsgegevens die extra bescherming genieten. Wij verwerken deze uitsluitend na jouw expliciete, geïnformeerde toestemming bij bestelling.

Opslag bij Healthy Mind & Body: De ruwe DNA-data en het rapport worden bewaard in jouw persoonlijk dossier (zie bewaartermijnen onder § 3).

2.3 Bijzondere categorieën: gezondheids- en genetische gegevens

Zowel de gegevens uit consultaties als de DNA-analyse betreffen gezondheidsgegevens en/of genetische gegevens. Dit zijn bijzondere categorieën onder de GDPR (Art. 9). Wij verwerken deze gegevens uitsluitend op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming. Deze gegevens worden met extra beveiligingsmaatregelen beschermd en worden nooit gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.

3. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren persoonsgegevens zolang als noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, met een maximale bewaartermijn volgens de wettelijke grenzen.

• Cliëntdossier consultaties: maximaal 10 jaar na het laatste contact, in lijn met de gangbare termijn voor zorgdossiers in België.
  Reden: Dit stelt ons in staat om bij hervatting van de begeleiding terug te grijpen op eerdere bevindingen en de continuïteit van jouw traject te waarborgen.
• DNA-gegevens (Algemene DNA-analyse en DNA-analyse met persoonlijke verdieping): ruwe DNA-data en het rapport worden maximaal 10 jaar bewaard in jouw persoonlijk dossier.
  Reden: Genetische gegevens veranderen niet. Langdurige bewaring stelt ons in staat om bij nieuwe wetenschappelijke inzichten of een later begeleidingstraject je DNA-data opnieuw te interpreteren zonder een nieuwe test.
  Je kunt op elk moment verzoeken om je genetische gegevens eerder te laten verwijderen. Het biologisch staal wordt door het labo (tellmeGen) vernietigd binnen 6 maanden na analyse.
• Facturatie- en bestelgegevens: maximaal 7 jaar voor boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
• Verzendinformatie testkit: maximaal 2 jaar voor klantenservice en eventuele opvolging.

Je kan op elk moment verzoeken om je gegevens eerder te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is om ze te bewaren.

4. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang. Dit omvat onder andere:

• Versleutelde opslag van gegevens
• Beperkte toegang voor bevoegde medewerkers
• Regelmatige beveiligingscontroles
• Aparte, extra beveiligde opslag van genetische gegevens

5. Worden jouw gegevens gedeeld met derden?

Jouw persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wettelijk verplicht is. Voor bepaalde verwerkingen werken we samen met:

• Betaalprovider Stripe (voor het afhandelen van online betalingen)
• Verzendpartner (voor het leveren van de testkit, in opdracht van het labo)
• Boekhoudsoftware (voor facturatie en administratie)
• DNA-labo Genelink S.L. (tellmeGen), Valencia, Spanje - voor de verwerking van DNA-stalen en genotypering. Verwerking vindt plaats binnen de EER.
• Collega-artsen en therapeuten: enkel met jouw uitdrukkelijke toelating, indien je het rapport of de bevindingen wil delen.

Deze partijen verwerken jouw gegevens enkel in overeenstemming met onze instructies en de wettelijke vereisten.

5bis. Worden jouw gegevens buiten de EER verwerkt?

Voor hosting (Microsoft Azure) en e-mail werken wij samen met Amerikaanse dienstverleners die gegevens opslaan in Europese datacenters. Omdat deze bedrijven onder Amerikaans recht vallen, kunnen wij niet uitsluiten dat gegevens in uitzonderlijke gevallen toegankelijk zijn vanuit de VS. In dat geval zijn passende waarborgen getroffen via door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC’s).

De DNA-analyse zelf gebeurt volledig binnen de EER (labo in Spanje).

6. Jouw rechten

Onder de GDPR heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage - Vraag een kopie op van jouw gegevens
• Recht op correctie - Laat onjuiste gegevens aanpassen
• Recht op verwijdering - Verzoek om gegevens te laten verwijderen
• Recht op beperking van verwerking - Vraag om minder gegevensverwerking
• Recht op bezwaar - Maak bezwaar tegen bepaalde verwerkingen
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid - Ontvang jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat (in het bijzonder relevant voor je ruwe DNA-data)
• Recht om toestemming in te trekken - Waar de verwerking op toestemming is gebaseerd, kan je deze op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen

Wil je van deze rechten gebruikmaken? Stuur een verzoek naar barbara@healthymindbody.be.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - contact@apd-gba.be - www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

7. Cookies en tracking

Onze website gebruikt de volgende soorten cookies:

• Noodzakelijke cookies - vereist voor de werking van de website (bijv. sessie, formulierbeveiliging). Deze worden altijd geplaatst.
• Analytische cookies - wij gebruiken Google Analytics (GA4) om anonieme bezoekersstatistieken te verzamelen. Deze cookies worden pas geactiveerd na jouw toestemming via de cookiebanner.

Je kunt jouw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via de cookiebanner onderaan de pagina. Meer informatie over hoe Google gegevens verwerkt vind je op policies.google.com/privacy.

8. Wijzigingen in dit privacybeleid

Dit beleid kan worden aangepast indien nodig. De meest recente versie is altijd hier te vinden.

Log van aanpassingen:

• 29/04/2026: DNA-pakketten toegevoegd onder § 2.2 · tellmeGen als subverwerker toegevoegd onder § 5 · bewaartermijn DNA-data toegevoegd onder § 3 · Visualized BV als verantwoordelijke toegevoegd voor DNA-pakketten